FAQ - Zusammenarbeit mit FREUND HRC

• Warum einen Headhunter beauftragen?
• Wie arbeitet FREUND HRC?
• Auf welcher Grundlage basiert die Zusammenarbeit?
• Welche Kosten entstehen für eine Rekrutierungskampagne?
• AGB Allgemeine Geschäftsbedingungen der FREUND HRC (2025)

Sehr geehrte Damen und Herren,

Vielen Dank für Ihr Interesse für unsere Dienstleistung - Headhunting / Direktsuche von Fach- und Führungskräften - zur Beschaffung einer dringend benötigten Führungskraft oder eines Spezialisten für ihr Unternehmen.

Warum einen Headhunter beauftragen?

In der Regel ist es so, dass Unternehmen dann den Kontakt zu einem „Headhunter“ wie uns aufnehmen, wenn deren eigene Bemühungen zur Rekrutierung der gewünschten Fach- und Führungskräfte nicht erfolgreich waren. D. h., diese Unternehmen haben bereits die Möglichkeiten der Schaltung von Stellenanzeigen in den Printmedien bzw. in den einschlägigen Foren und Stellenbörsen im Internet sowie die interne und externe Kommunikation im eigenen Haus bereits ergebnislos angewendet.

     Oder:

Die neu zu besetzende Position ist derzeit noch mit einem Stelleninhaber besetzt und ein Wechsel soll erst dann erfolgen, wenn ein neuer geeigneter Bewerber für diese Position gefunden ist. Dies erfordert höchste Diskretion im gesamten Rekrutierungsprozess.

Für beide Fälle setzen wir als erfahrene Personalberater (FREUND HRC besitzt über 25 Jahre Erfahrung in der Direktansprache) andere Instrumente und Methoden zur Identifikation, Ansprache und Motivation für einen Wechsel des Unternehmens bei diesen Kandidaten an. Unsere Dienstleistung ist in diesem Kontext eine sehr komplexe und aufwendige Tätigkeit. Sie erfordert Zeit, Manpower und verursacht damit verbunden selbstverständlich auch Kosten. Sie unterscheidet sich diametral von den Dienstleistungen anderer Anbieter im Personalumfeld (Arbeitsvermittlung, Zeitarbeit etc.). Wir versenden keine bereits existierenden Lebensläufe, sondern kennen die Zielpersonen zu Beginn des Auftrages in der Regel auch noch nicht.

Wie arbeitet FREUND HRC?  - Der Rekrutierungsprozess von FREUND HRC

1. Der Berater arbeitet sich tief in die fachliche, technologische bzw. wissenschaftlich-technische Aufgabenstellung im Kontext der Position ein. Dazu gehört ingenieurtechnisches Wissen bzw. die tiefe Kenntnis der konkreten Arbeitsanforderungen und der damit verbundenen Kenntnisse und Fähigkeiten.
2. Auf der Basis dieser Erkenntnisse suchen und identifizieren wir im digitalen Raum sowie bei potentiellen Zielfirmen infrage kommende Persönlichkeiten und nehmen Kontakt zu diesen auf. Der dafür erforderliche Rechercheaufwand ist enorm. So haben wir es im Rahmen einer Direktansprache oft mit einem Verhältnis 50-90 : 1 der angesprochenen Kandidaten zu tun. Die übergroße Mehrheit unserer Anfragen endet mit freundlichen Absagen, weil bestimmte Details und Randbedingungen für den angesprochenen Bewerber nicht passen.
3. Sind interessierte Kandidaten gefunden, dann erfolgt durch uns ein intensiver Austausch über die bei Ihnen zu besetzende, neue Position mit allen für den Bewerber wichtigen Informationen. Dazu werden mehrstündige persönlichen Interviews (auch in Form von Videokonferenzen) durchgeführt. Im Gegenzug erhalten wir vom möglichen Bewerbung alle notwendigen Informationen für ein aussagekräftiges Profil.
4. Erst wenn die gemeinsamen Schnittmengen zwischen Ihrem Anforderungsprofil und dem Leistungsprofil der Bewerber >70 % sind, stellen wir Ihnen diese Kandidaten in einem detaillierten, schriftlichen Profil vor. In der nachgelagerten Diskussion und sachlichen Kritik entscheiden Sie dann über den weiteren Fortgang bzw. sprechen die Einladung an die Kandidaten zum Vorstellungsgepräch über uns aus.

Auf welcher Grundlage basiert die Zusammenarbeit?

• Grundsätzlich basiert unsere Zusammenarbeit mit Kunden auf der Grundlage eines detaillierten Dienstleistungsvertrages (kein Werk- oder Geschäftsbesorgungsvertrag), der zum wesentlichen Bestandteil das gemeinsam formulierte Stellenprofil für die zu besetzende Position hat. Dieses Stellenprofil ist quasi unser Pflichtenheft!
• Wir erwarten die exklusive Beauftragung mit der Besetzung dieser Position für 4 Monate. Es hinterlässt einen unseriösen Eindruck, wenn die wenigen potenziellen Kandidaten von mehreren Personaldienstleistern für ein und dieselbe Firma angesprochen werden.

Welche Kosten entstehen für eine Rekrutierungskampagne?

• Das Honorar für unsere Dienstleistung wird als Festhonorar vereinbart! Es wird in einer Vorkalkulation, je nach Aufgabenstellung und Schwierigkeit des Projektes, festgelegt und mit dem Auftraggeber besprochen. Dadurch haben sie auch die Gewähr, dass wir nicht nur die „teuersten“ Kandidaten Ihnen präsentieren. Für eine überschlägige Kostenermittlung können Sie von in der Branche üblichen ca. 20 bis 30 % des Jahreseinkommens ausgehen . (Die Honoraruntergrenze für Projekte beträgt in jedem Fall 10 T€.)
• Für internationale und übernationale Projekte mit erhöhtem Reiseaufwand kann eine gesonderte Reisekostenvereinbarung zusätzlich zum Beratungshonorar vereinbart werden.
• FREUND HRC arbeitet zum größten Teil auf erfolgsabhängiger Basis! Das Honorar wird in der  Regel nach der Vertragsunterzeichnung mit dem Kandidaten und nach ordnungsgemäßer Rechnungslegung fällig. Andere Regelungen können vereinbart werden.
• Damit beide Seiten bei Auftragserteilung bzw. Auftragsannahme aber auch eine gewisse Sicherheit erhalten, berechnen wir eine Anzahlung als ein Commitment, die aber vollständig mit der nachfolgenden Vermittlung verrechnet wird.
• Wir erwarten die exklusive Beauftragung mit der Besetzung dieser Position für 4 Monate. Es hinterlässt einen unseriösen Eindruck, wenn die wenigen potenziellen Kandidaten von mehreren Personaldienstleistern für ein und dieselbe Firma angesprochen werden.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen!

FREUND HRC

AGB Allgemeine Geschäftsbedingungen der FREUND HRC (2025)

§ 1 Geltungsbereich, Begriffsbestimmungen

Für die Geschäftsbeziehungen der FREUND Human Resources Consulting – FHRC (nachfolgend „Personalberatung“) und dem Auftraggeber (nachfolgend „Auftraggeber“) gelten die folgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Abweichende Bedingungen des Auftraggebers werden nicht anerkannt, es sei denn, die Personalberatung stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu. Die vorliegenden AGB gelten auch für alle zukünftigen Geschäfte zwischen der Personalberatung und dem Auftraggeber, ohne dass es eines erneuten Hinweises auf die AGB bedarf.

§ 2 Leistungen der Personalberatung

Die Personalberatung vermittelt hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte zur Festeinstellung oder für ein anderes Vertragsverhältnis (nachfolgend „Kandidaten“) an den Auftraggeber. Die Personalberatung stellt dem Auftraggeber hierzu Exposés, Lebensläufe und/oder vergleichbare Informationen über die Eignung der Kandidaten für ausgewählte Positionen zur Verfügung. Bevor dem Auftraggeber die oben genannten Informationen (Summaries) erhalten, trifft die Personalberatung eine Vorauswahl und prüft die grundsätzliche Eignung und Wechselbereitschaft (zum Auftraggeber) der Kandidaten. Zusätzlich wird die Personalberatung dem Auftraggeber weitere Informationen (z. B. Zeugnisse, Kündigungsfristen und Gehaltsvorstellungen) über den Kandidaten zur Verfügung stellen.

§ 3 Leistungen bzw. Pflichten des Auftraggebers

1. Der Auftraggeber hat sicherzustellen, dass der Personalberatung alle für die Erbringung der übernommenen Leistungen erforderlichen Informationen und Unterlagen rechtzeitig zur Verfügung stehen.
2. Der Auftraggeber informiert die Personalberatung über die bereits stattgefundenen Bemühungen und Aktivitäten zur Rekrutierung von Kandidaten für die Zielposition. (bereits bekannte Personen – Liste, Sperrliste für Zielfirmen)
3. Der Auftraggeber sichert der Personalberatung die exklusive Besetzung der Position für einen Zeitraum von vier Monaten zu. Eine Mehrvergabe des Auftrages an andere Mitbewerber ist nicht erwünscht.
4. Die dem Auftraggeber von der Personalberatung überlassenen Unterlagen und Informationen zu Kandidaten sind ausschließlich für den jeweiligen Auftraggeber bestimmt. Der Auftraggeber ist nicht berechtigt, die Unterlagen und Informationen über die Kandidaten – weder im Original noch in Kopie – an Dritte weiterzugeben.
5. Der Auftraggeber hat die Personalberatung unverzüglich schriftlich davon in Kenntnis zu setzen, dass mit dem von der Personalberatung vorgeschlagenen Kandidaten ein Vertrag geschlossen worden ist.
6. Die abschließende Prüfung der fachlichen Eignung des Kandidaten, insbesondere die Prüfung von beruflichen Erfahrungen, fachlichen Kenntnissen über Technologien und Prozessen sowie die berufliche Eignung spezieller Qualifikationen, obliegen dem Auftraggeber.
7. Eventuell anfallende Reisekosten für Kandidaten, die entstehen, damit sich diese vor Ort beim suchenden Unternehmen präsentieren, sind durch den Auftraggeber direkt zu begleichen.

§ 4 Honorar

1. In der Regel vereinbaren die beiden Vertragsparteien vor Beginn der Rekrutierungskampagne ein FESTHONORAR, mit dem die gesamten Kosten für diese Kampagne abgedeckt sind.
2. Für die Sicherheit des Auftragnehmers und als Zeichen der Seriosität der Zusammenarbeit wird mit Vertragsunterzeichnung (Beratungsvereinbarung) ein Sicherheitsbetrag (Commitment) gewährt und nach Rechnungslegung zu Beginn der Kampagne fällig. Dieser Sicherheitsbetrag ist Bestandteil des gesamten Festhonorars und wird mit dem erfolgsabhängigen Ergebnis verrechnet. Als Orientierungswert können 20-30 % der vereinbarten Honorarsumme kalkuliert werden.
3. Wurde zwischen dem Auftraggeber und der Personalberatung keine gesonderte Honorarvereinbarung getroffen und schließt der Auftraggeber mit einem von der Personalberatung vorgeschlagenen Kandidaten einen Vertrag zur Festeinstellung oder für ein anderes Beschäftigungsverhältnis ab, beträgt das Honorar ein Drittel des mit dem Kandidaten vereinbarten jährlichen Bruttogehalts (*). Sondervereinbarungen sind möglich.
4. Bei einem Festauftrag zahlt der Auftraggeber den größten Teil des Honorars erst nach Abschluss des Arbeitsvertrages mit einem durch Freund HRC vermittelten Kandidaten.
5. (*) Das jährliche Bruttogehalt berechnet sich aus sämtlichen Vergütungsbestandteilen. Insbesondere zählen hierzu die erfolgsunabhängigen und/oder erfolgsabhängigen Bestandteile. Erfolgsunabhängige Gehaltszusagen, wie beispielsweise Einmalzahlungen, geldwerte Vorteile oder Zulagen werden mit ihrem steuerlichen Wert angesetzt. Erfolgsabhängige Gehaltszulagen, wie beispielsweise Tantiemen, Boni oder Gewinnanteile, werden mit ihrem normalerweise zu erwartenden oder üblichen Wert angesetzt. Bei anderen Vertragsverhältnissen als Verträgen zur Festanstellung berechnet sich das Bruttogehalt an Hand der normalerweise zu erwartenden oder üblichen Vergütung.
6. Werden innerhalb von 24 Monaten

• nach dem erstmaligen Erhalt von Unterlagen über den Kandidaten durch die Personalberatung oder
• im Falle der Vorstellung eines Kandidaten durch die Personalberatung oder
• nach einem durch die Personalberatung vermittelten Vorstellungstermin mit dem Kandidaten oder
• nach der sonstigen Herstellung eines Kontakts mit dem Kandidaten durch die Personalberatung

durch den Auftraggeber mit dem Kandidaten ein Vertrag zur Festanstellung bzw. ein anderer Vertrag abgeschlossen, entsteht der Honoraranspruch der Personalberatung gegenüber dem Auftraggeber. Der Honoraranspruch entsteht unabhängig davon, ob der Personalberatung eine schriftliche Bestätigung zur Zusendung von Unterlagen, Vorstellung oder Herstellung eines Kontakts durch den Auftraggeber vorlag.

7. Der Honoraranspruch entsteht auch unabhängig davon, in welcher Position der durch die Personalberatung vorgestellte Kandidat beim Auftraggeber eingestellt bzw. eingesetzt wird. Insbesondere entsteht der Honoraranspruch der Personalberatung auch in dem Fall, wenn der Kandidat für eine andere Position eingestellt bzw. eingesetzt wird als für die, für die die Personalberatung den Kandidaten vorgestellt hat.

8. Der Honoraranspruch entsteht ebenfalls, wenn der Kandidat innerhalb von 24 Monaten im Konzern des Auftraggebers - beispielsweise bei einer anderen Konzerntochter oder Konzernmutter - eingestellt wird. Unerheblich ist dabei, ob der vorgestellte Kandidat für die ursprünglich vorgesehene Position oder eine andere Position eingestellt wird.

§ 5 Abrechnung, Fälligkeit, Verzug

1. Die Personalberatung rechnet – sofern nicht Anderes zwischen der Personalberatung und dem Auftraggeber vereinbart worden ist – über ihre erbrachten Leistungen ab, sobald zwischen dem Auftraggeber und dem von der Personalberatung vorgeschlagenen Kandidaten ein Vertrag zur Festanstellung bzw. ein anderes Vertragsverhältnis abgeschlossen worden ist. (Zeitnahe Rechnungslegung)
2. Die Rechnungen sind mit Rechnungserhalt ohne Abzug fällig. Die in den Rechnungen aufgeführten Honorare bzw. Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Der Auftraggeber kommt spätestens nach Ablauf von 14 Tagen nach Erhalt der Rechnung in Verzug. Während des Verzugs des Auftraggebers ist die Personalberatung berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz zu verlangen. Die Geltendmachung eines weiteren Verzugsschadens bleibt unberührt.
3. Die Aufrechnung kann vom Auftraggeber nur mit Forderungen erfolgen, die von der Personalberatung anerkannt oder rechtskräftig festgestellt worden sind.

§ 6 Ersatzbemühungen

Kündigt oder wird ein von der Personalberatung für eine Festeinstellung bzw. für ein anderes Vertragsverhältnis beim Auftraggeber vorgestellter und von diesem eingestellter Kandidat innerhalb von 3 Monaten durch den Auftraggeber gekündigt, wird die Personalberatung sich bemühen, einen adäquaten Ersatz zu finden. Die Personalberatung verpflichtet sich, die Ersatzbemühungen auch vorzunehmen, wenn der vermittelte Kandidat das Arbeitsverhältnis bzw. das andere Vertragsverhältnis nicht antreten sollte. Hierfür wird dem Auftraggeber jeweils kein erneutes Honorar in Rechnung gestellt werden.

§ 7 Datenschutz

Die Personalberatung verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Verschwiegenheit über alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses bekannt werdenden Informationen. Ebenso ist der Auftraggeber zur Verschwiegenheit über alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses bekannt werdenden Informationen über die Personalberatung verpflichtet.

§ 8 Haftung

Die Personalberatung schließt jede Haftung für Schäden des Auftraggebers aus. Von dieser Haftungsbeschränkung ausgenommen sind sowohl die Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, wenn diese Schäden auf einer fahrlässigen Pflichtverletzung seitens der Personalberatung oder einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung ihrer gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen beruhen, als auch die Haftung für sonstige Schäden, wenn diese auf einer grob fahrlässigen Pflichtverletzung seitens der Personalberatung oder einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung ihrer gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen beruhen.

§ 9 Schlussbestimmungen

1. Auf Verträge zwischen der Personalberatung und dem Auftraggeber findet ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland Anwendung.
2. Sofern es sich bei dem Auftraggeber um einen Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder um ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen handelt, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus Vertragsverhältnissen zwischen dem Auftraggeber und der Personalberatung der Sitz der Personalberatung.
3. Der Vertrag bleibt auch bei rechtlicher Unwirksamkeit einzelner Punkte in seinen übrigen Teilen verbindlich. Anstelle der unwirksamen Punkte treten, soweit vorhanden, die gesetzlichen Vorschriften. Soweit dies für eine Vertragspartei eine unzumutbare Härte darstellen würde, wird der Vertrag jedoch im Ganzen unwirksam.

Für Rückfragen zu diesem Dokument (AGB) oder allen anderen Fragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.

FREUND HRC 2025