Intelligente, effiziente und agile Verwaltung vs. hemmende Bürokratie

Ein Plädoyer für die Transformation der öffentlichen Verwaltung

Einleitung:

Es steht außer Frage, jede Zivilisation, jedes hochentwickelte Industrieland braucht eine funktionierende, schlagkräftige Verwaltung. Doch die aktuelle Praxis bei uns  in Deutschland sieht leider anders aus. Die rasante gesellschaftliche Entwicklung in nahezu allen Bereichen kollidiert oft mit tradierten Strukturen, langwierigen Prozessen, veraltete Technologien und menschlichen Faktoren in den gegebenen Verwaltungseinheiten der Republik, der Länder und in den Kommunen. Dies alles ist seitens der Verantwortlichen erkannt und der Wille zur Umsetzung grundlegender Veränderungen bekundet.

Was heißt das nun konkret - was kommt auf die öffentliche Verwaltung zu?

• Transformation - was kommt auf die öffentliche Verwaltung zu?
• Die fünf großen Problemfelder der Transformation.
• Quo vadis  Deutschland - die öffentliche Verwaltung im internationalen Vergleich
• Ranking der modernsten Verwaltungen in Europa
• Warum machen es andere Länder besser?
• Der Wissenstransfer zwischen Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung,
• Der notwendige Kulturwandel bei der Besetzung von Führungspositionen
• Die Rolle der Juristen in der öffentlichen Verwaltung
• Der Beitrag von Freund HRC zur Transformation der öffentlichen Verwaltung

Die Transformation der öffentlichen Verwaltung in Deutschland steht vor einer Reihe von Herausforderungen, insbesondere im Hinblick auf die Digitalisierung, Modernisierung und Effizienzsteigerung. Es zeichnen sich 5 große Problemfelder ab:

1. Bürokratie und regulatorische Hürden

Der öffentliche Sektor in Deutschland ist stark durch Vorschriften, Regulierungen und Bürokratie geprägt. Diese Strukturen verlangsamen die Entscheidungsfindung und Umsetzungsprozesse. Selbst kleine, nicht strukturelle Änderungen müssen oft komplexe Genehmigungs- und Prüfprozesse durchlaufen, was die Geschwindigkeit der Transformation hemmt. In der Folge führt dieszu Verzögerungen bei der Implementierung digitaler Lösungen und bei der Modernisierung der Verwaltung.

2. Digitale Infrastruktur und IT-Kompetenzen

Mehrere aussagekräftige Analysen zeigen, dass viele Behörden nicht über eine ausreichende digitale Infrastruktur verfügen. So erschweren veraltete IT-Systeme und mangelnde Vernetzung der verschiedenen Verwaltungsebenen die Einführung moderner E-Government-Lösungen. Meistens fehlt es in der Verwaltung an gut ausgebildeten, die Prozesse verstehenden IT-Spezialisten.In Summe bewirkt dies, die Effizienz der öffentlichen Verwaltung wird beeinträchtigt und die Einführung von innovativen Technologien wie Künstlicher Intelligenz oder Cloud-basierten Lösungen in den Amtsstuben werden verzögert.

3. Kultureller Wandel und Widerstand gegen Veränderungen

Leider noch zu viele Beschäftigte in der öffentlichen Verwaltung arbeiten seit Jahrzehnten in tradierten, festgefahrenen Strukturen. Die Transformation hin zu einer digitalen und agilen Verwaltung erfordert jedoch eine signifikante Veränderung der Arbeitsweise und des Mindsets. Es gibt noch zu viele Widerstände gegen Veränderungen, insbesondere bei den Mitarbeitern, die sich in ihrer vertrauten Welt aus traditionellen Arbeitsmethoden wohler fühlen. Verkrustungen müssen in diesem Kontext aufgebrochen werden, damit der Widerstand gegenüber neuen Arbeitsweisen und Technologien gebrochen, die erfolgreiche Umsetzung von Reformen gelingen kann.

4. Datensicherheit und Datenschutz

In der öffentlichen Verwaltung sind - aus gutem Grund  - der Schutz von Bürgerdaten und die Wahrung des Datenschutzes ein zentrales Anliegen. Die zunehmende Digitalisierung bringt jedoch auch Herausforderungen in Bezug auf die Sicherung sensibler Daten und den Schutz vor Cyberangriffen mit sich. Strenge europäische Datenschutzvorschriften (wie die DSGVO) erhöhen die Komplexität der Umsetzung neuer digitaler Lösungen. Einem Spagat gleich muss das Spannungsverhältnis zwischen notwendigen Innovationen und der Sicherstellung von Datenschutzstandards organisiert werden.

5. Koordination zwischen Bund, Ländern und Kommunen

Deutschland ist Grundgesetz basierend föderal organisiert, was bedeutet, dass Bund, Länder und Kommunen jeweils eigene Verantwortlichkeiten haben. Dies führt zu Koordinationsproblemen, insbesondere bei groß angelegten Digitalisierungsprojekten, die eine einheitliche Umsetzung erfordern. Unterschiedliche Prioritäten und Kapazitäten auf den verschiedenen Verwaltungsebenen erschweren ein kohärentes Vorgehen. Die Zusammenarbeit über die föderalen Ebenen hinweg gestaltet sich nicht leicht und bremst die Umsetzung nationaler sowie überregionaler Veränderungen häufig aus. Diese fünf Themenfelder verdeutlichen, dass die Transformation der öffentlichen Verwaltung in Deutschland nicht nur technologische, sondern auch strukturelle, kulturelle, organisatorische und personelle Anpassungen erfordert.

Wo steht Deutschland? Die öffentliche Verwaltung im internationalen, europäischen Vergleich.

Im Vergleich mit Deutschland gelten in Europa leider einige andere Länder als Vorreiter in der öffentlichen Verwaltung, vor allem aufgrund ihrer Effizienz, Digitalisierung und Bürgerorientierung. Benchmarkt Führer sind Länder wie Estland, Finnland und Dänemark. Diese sind häufig in Rankings zu moderner und effizienter Verwaltung weit vorne. Ein zentrales Kriterium ist hier häufig der Fortschritt im Bereich E-Government.

Ranking der modernsten Verwaltungen in Europa

    Estland: Platz 1
    Dänemark: Platz 2
    Finnland: Platz 3
    Schweden: Platz 4
    Niederlande: Platz 5
    Deutschland: Platz 12–15 (je nach Kriterium)
    Frankreich: Platz 15–20
    Spanien: Platz 18–22
    Italien: Platz 25–30
    Griechenland: Platz 30+

(Diese Zahlen repräsentieren eine allgemeine Einschätzung aus verschiedenen Studien(*) zu E-Government und Verwaltungsmodernität in Europa.)

Deutschland schneidet in solchen Rankings oft nicht so gut ab, insbesondere in Bezug auf die Effizienz und Digitalisierung. Es belegt meist mittlere Plätze, da es in vielen Bereichen hinterherhinkt, was die Umsetzung von E-Government-Diensten und digitale Verwaltungsprozesse angeht.

Was zeichnet die führenden Länder im Detail aus?

Estland:

Estland wird oft als "digitales Wunderland" bezeichnet. Mit seiner E-Residency, E-Voting und vollständig digitalisierten Verwaltungsdiensten, die von der Geburt eines Kindes bis zur Gründung eines Unternehmens reichen, ist Estland ein Vorbild für viele andere Länder. Besondere Innovationen sind im Estland nahezu vollständig digitalisierte Behördengänge, E-HealthCare sowie eine Blockchain-gestützte Verwaltung.

Finnland:

Finnland kombiniert einen hohen Grad an Digitalisierung mit Transparenz und Bürgerorientierung. Die Verwaltung setzt auf einfache, nutzerfreundliche Plattformen, auf denen viele Dienste schnell und sicher online verfügbar sind. Elektronische Identitätssysteme und umfassende E-Government-Dienste stechen hier ins Auge.

Dänemark:

Eine sehr effiziente Verwaltung mit einem hohen Grad an Bürgerbeteiligung kann Dänemark vorweisen. Fast alle Verwaltungsangelegenheiten können online erledigt werden, was die Effizienz spürbar und nachhaltig verbessert. Beispielgebend sind das vorhandene digitale Postsystem für Behördenkommunikation und die wirkungsvoll effizienten digitalen Gesundheitsdienste.

Schweden:

In den letzten Jahren hat Schweden stark in die Digitalisierung investiert, besonders in den Bereichen Sozialsysteme und Bildung. Die Verwaltung setzt auf transparente und bürgerfreundliche Services. Dazu gehören erwähnenswert Cloud-basierte Lösungen für die öffentliche Verwaltung und die digitale Identität der dänischen Bürger.

Niederlande:

Für die Niederländer gibt es zahlreiche Online-Dienstleistungen und eine sehr effiziente Verwaltungsstruktur. Die niederländische Regierung arbeitet kontinuierlich daran, innovative E-Government-Lösungen zu fördern. Beispielgebend sind dafür digitale Identifikationssysteme und Online-Portale für Bürger- und Unternehmensservices.

Fachkräfte aus der Wirtschaft in die öffentliche Verwaltung.

Von den Besten lernen  - ein Wissenstransfer von der Wirtschaft in den öffentlichen Dienst

„Ein Gramm Unternehmensgeist wiegt mehr als ein Kilogramm Bürokratie.“ Arno Sölter

Die bisherige Praxis für die Einstellung neuer Mitarbeiter richtet sich nach den Vorgaben der tariflichen Eingruppierung und der darin eingebundenen Arbeitsplatzbeschreibung. In der Regel ist dies eine tätigkeitsbasierende Beschreibung, die sich jedoch aufgrund des schnell veränderten, technologiegetriebenen Arbeitsumfeldes und den damit zwangsläufig ergebenden „Neuen Kompetenzen“ nicht zeitgemäß erweisen. Stellenprofile müssen vom Tätigkeitsprofil zum Kompetenzprofil gewandelt werden.

Für die Eingruppierung in Gehaltsklassen ist eine höhere Durchlässigkeit zu organisieren, die sich in erster Linie an den beruflichen Erfahrungen und den damit erworbenen Kompetenzen ausrichten. Nur dadurch ist es möglich, die aktuellen gehaltliche Unterschiede zwischen der Wirtschaft und der öffentlichen Verwaltung mittels „intelligenter Einstufungen“ zu kompensieren.

„Die Bürokratie verteidigt den Status quo noch lange, nachdem das Quo seinen Status verloren hat.“ — Laurence J. Peter 1919–1990

Die Transformation der öffentlichen Verwaltung braucht auch einen Kulturwandel bei der Besetzung von Führungspositionen.

Die Schnelllebigkeit der heutigen Zeit, insbesondere im Kontext zur wirtschaftlichen und gesamtgesellschaftlichen Entwicklung erfordert eine stärkere Ausprägung unternehmerischen Denkens und Handelns unter den Führungskräften. Ein ausreichendes Maß an Veränderungs- und Risikobereitschaft ist notwendig!

Die Rolle der Juristen in der öffentlichen Verwaltung

Die öffentliche Verwaltung Deutschlands beschäftigt in den Führungspositionen mit Abstand die meisten Juristen in Europa (47 %). In den führenden Ländern unter den modernen Verwaltungen liegen die Prozentsätze um 10 % bis 20 %!

Aber warum hat Deutschland einen derart hohen Anteil? Hier sind einige wesentliche Gründe dafür:

• Komplexes Rechtssystem: Deutschland hat ein besonders umfassendes und differenziertes Rechtssystem, das eine hohe Zahl an Juristen in der Verwaltung erfordert. Viele Entscheidungen im öffentlichen Sektor müssen durch rechtliche Prüfungen abgesichert werden, was zu einer großen Nachfrage nach juristischen Fachkräften führt.
• Föderales System: Deutschland ist föderal organisiert, was bedeutet, dass nicht nur auf Bundesebene, sondern auch in den 16 Bundesländern und auf kommunaler Ebene eine erhebliche Anzahl von Juristen tätig ist. Diese Struktur führt zu einer hohen Beschäftigungsquote im öffentlichen Dienst.
• Hohe Regulierungsdichte: Die deutsche Verwaltung ist stark durch Gesetze und Vorschriften reguliert. Viele Verwaltungsakte müssen genau rechtlich geprüft und durchgesetzt werden, was ebenfalls zu einem hohen Bedarf an Juristen führt.

Andere Länder, wie Frankreich (25%) und Italien (32%), haben ebenfalls einen hohen Anteil an Juristen in der Verwaltung, jedoch ist die Zahl in Deutschland (47%) aufgrund der oben genannten Faktoren besonders hoch.

Welcher Zusammenhang könnte zwischen dem hohen Anteil von Juristen in der öffentlichen Verwaltung und der Überbürokratisierung bestehen?

• Rechtliche Absicherung und Vorsicht

Juristen sind darauf trainiert, rechtliche Risiken zu minimieren und Entscheidungen rechtlich abzusichern. In einer Verwaltung, die stark von juristischer Expertise geprägt ist, wird oft auf detaillierte, rechtlich abgesicherte Verfahren Wert gelegt. Dies führt häufig zu zusätzlichen bürokratischen Schritten und Formalitäten, um mögliche rechtliche Risiken zu vermeiden. Anstatt pragmatische Lösungen zu finden, werden oft umfangreiche Prüfungen und rechtliche Bewertungen vorgenommen, was den Entscheidungsprozess verlängert.

• Regulierungsdichte und Normenvielfalt

Juristen spielen eine zentrale Rolle bei der Ausarbeitung von Gesetzen, Verordnungen und Verwaltungsvorschriften. Mit einem hohen Anteil an Juristen in der Verwaltung besteht oft der Drang, detaillierte Regelungen und komplexe Normensysteme zu entwickeln. Je mehr Regeln und Normen es gibt, desto mehr Bürokratie wird erforderlich, um deren Einhaltung zu überwachen. Dieser Fokus auf Regulierungen kann die Flexibilität der Verwaltung einschränken und den Aufwand für Bürger und Unternehmen erhöhen.

• Verwaltungsakte und Dokumentation

Juristen neigen dazu, Entscheidungen gründlich zu dokumentieren und rechtlich nachvollziehbar zu machen. Dies führt häufig zu einem starken Fokus auf schriftliche Verwaltungsakte und umfassende Aktenführung. Diese Kultur der genauen Dokumentation kann zu einem übermäßigen Aufwand an Papierarbeit und Berichtspflichten führen, was als klassisches Merkmal von Überbürokratisierung angesehen wird.

• Langsame Entscheidungsfindung

Entscheidungen, die stark juristisch geprägt sind, folgen oft langsamen und umfassenden Verfahren, die sicherstellen sollen, dass alle rechtlichen Risiken bedacht sind. Dies beeinträchtigt die Effizienz der Verwaltung, da eine Vielzahl von Beteiligten involviert ist, um Entscheidungen rechtlich abzusichern. Dies kann den Verwaltungsaufwand und die Verfahrensdauer erheblich erhöhen.

• Verhinderung pragmatischer Lösungen

Juristische Ansätze basieren oft auf formaler Genauigkeit und weniger auf pragmatischen, schnellen Lösungen. Verwaltungsvorgänge, die von Juristen dominiert werden, tendieren dazu, rechtlich einwandfrei zu sein, aber oft unflexibel.Im Ergebnis entsteht eine starre Bürokratie, in der individuelle Lösungen oder einfachere, effizientere Wege aufgrund rechtlicher Bedenken abgelehnt werden, was zur Verkomplizierung von Prozessen beiträgt.

• Fazit

Ein hoher Anteil an Juristen in der öffentlichen Verwaltung trägt tendenziell zur Überbürokratisierung bei, weil juristische Expertise oft mit einem Fokus auf rechtliche Absicherung, detaillierte Vorschriften und eine gründliche Dokumentation verbunden ist. Dies führt zu komplexeren, langsameren und schwerfälligeren Verwaltungsprozessen, was eine übermäßige Bürokratie zur Folge hat. Gleichzeitig ist die rechtliche Absicherung in vielen Bereichen unverzichtbar, sodass der Schlüssel in einem ausgewogenen Ansatz liegt: Effizienz und Flexibilität in der Verwaltung mit der notwendigen rechtlichen Sicherheit zu verbinden.

Der Beitrag von Freund HRC zur Transformation der öffentlichen Verwaltung

FREUND HRC hat sich in den letzten 25 Jahren bei der Rekrutierung von Managern und Fachspezialisten im Hightech-Umfeld der Industrie sehr tief mit den effizienten, leanen Prozessen, neuesten Technologien und Verfahren in der Wirtschaft beschäftigt. Umgekehrt haben wir auch bei der Besetzung kommunaler Positionen in der öffentlichen Verwaltung die dortigen Strukturen und Entscheidungsprozesse kennen gelernt. Wir wissen um diese zwei Welten und können aus beiden die Potenziale für eine Fusion und Transformation gleichgelagerter Verfahren und Prozesse hin zu einer modernen öffentlichen Verwaltung erkennen.

Wir sind in der Lage, auf der Grundlage exakter Prozessbeschreibungen und Zielvorgaben der öffentlichen Verwaltung, die geeigneten Mitarbeiter und Spezialisten aus der Wirtschaft zu gewinnen und damit einen Wissenstransfer zu organisieren. Es ist möglich und dringend notwendig, die aktuellen Verfahren und Methoden der Industrie, zum Beispiel des Lean Managements (Kaizen, Toyota Prinzipien, 5S-Methode, Wertstromdesign, Wertstromanalyse, PDCA-Analyse… u.v.a.) in die Analyse und Neustrukturierung von Verwaltungsprozessen  (Lean Administration) zu implementieren.

Quellen:

(*) Innovationssystem Deutschland: Effizienz und Agilität der öffentlichen Verwaltung erhöhen
https://www.acatech.de/publikation/innovationssystem-verwaltung/
Juni 2024, Deutsche Akademie der Technikwissenschaften (akatech)
https://negz.org/publikationen/https://negz.org/publikation/mit-design-thinking-den-wandel-vorantreiben/
ChatGPD -Analysen